Criteris generals d’organització de la documentació

Si ens basem en l’organització habitual dels Instituts d’Investigació, en els equips de recerca i/o els serveis comuns, en distingim 4 nivells:

  • Nivell d’Institut.
  • Nivell d’equip de recerca.
  • Nivell de laboratori (o taller).
  • Nivell de serveis administratius.

El que segueix reflecteix d’una manera orientativa la documentació necessària sense voler ser exhaustiva ni exacta, com un conjunt d’especificacions. Tal documentació pot ser alterada o combinada per millorar la seguretat i la salut de tots els implicats en el procés d’investigació per complir amb els requisits exigits per la legislació actual.

En aquest apartat, estan indicats com l’últim punt, els índex de les carpetes que recullen tot això que tot seguit s’explica.

(A) Nivell d’Institut

L’avaluació inicial de riscos, actualitzacions, revisions i informes complementaris de riscos.

Planificació de la implantació.

Un programa de recepció general dels investigadors.

Inventari dels registres existents:

  1. Per equip, amb detalls sobre les competències de cadascú als laboratoris de recerca.
  2. A les sales comuns relacionant el personal que les utilitza.
  3. Registre de personal d’altres empreses indicant l’equip de recerca en què es troben.

Registres d’equips o accions que es consideren adequats gestionar de manera centralitzada (per exemple, revisions de cabines de seguretat biològica o armaris de fums, ídem per a les dutxes de seguretat…).

Actes de reunions on es tracten qüestions de P. R. L.

Comunicacions (entrades i sortides), en prevenció amb:

  • diversos grups de recerca
  • rector
  • l’òrgan que té la delegació del Rector en l’àrea de prevenció de riscos laborals.

Actes de coordinació en l’àmbit d’Institut amb altres empreses (per exemple coordinació del CSIC en centres mixtos).

Registre de coneixement dels òrgans de govern del centre sobre el coneixement del pla d’emergència de la Universitat a més de les actuacions que calen fer en cas d’emergència a les seues instal·lacions.

Registre de comunicació a contractes i concessions administratives. Aquestes comunicacions són enviades a qui exerceix la coordinació d’aquests contractes (Servei d’Infraestructura). Per exemple, límits i condicions de neteja, accions en cas d’un vessament accidental pel personal de neteja, advertències sobre l’accés del personal femení a determinades instal·lacions (protecció de la maternitat i la lactància).

….

(B) y (C) Documentació en equips de recerca i laboratoris

Cada equip de recerca assumeix la responsabilitat sobre els llocs de treball, els equips de treball, les substàncies i elements utilitzats i sobre com es fan els experiments.

Pot haver-hi documentació comuna o pròpia de l’equip, també pot aconseguir això com l’agregació de la documentació existent de diversos laboratoris on es realitzen activitats o de forma mixta, per això es detalla la documentació per equip/laboratori.

 

1.1 Criteris generals.

Tant per als laboratoris docents com per als instituts de recerca, pel que fa a l’alta mobilitat de professors, becaris i investigadors entre diferents laboratoris, es recomana l’elaboració de manuals de laboratori de diferents colors.

Verd: amb instruccions o documents que són merament informatius (1).

Blau: amb els procediments, normes, processos, protocols o qualsevol document que implica que cal complir la norma.

Roig: La documentació relacionada amb l’emergència.

En els diferents apartats cal incloure quan siga necessari o es considere adequat, els registres d’informació de coneixement que siguen oportuns.

(1) És totalment compatible amb l’existència d’instruccions reduïdes situades a la paret o panells adjunts.

1.2 Registres.

(a) Equips de treball.
Cal registrar només els equips d’una certa complexitat: màquines o equips de laboratori, assenyalant que és obligatori registrar els mitjans de protecció col·lectiva (armaris de fums, cabines de seguretat biològica, dutxes, …) al laboratori.

S’ha de recollir per a cada equip les evidències de comprovació de la conformitat en l’adquisició i les verificacions periòdiques (legal o de seguretat voluntàries) i qui les ha fet. Vegeu el procediment actual a la WEB. Les instruccions originals proporcionades pel fabricant també han de ser disponibles als usuaris.

(b) Equip de protecció individual.

Per als equips personals de protecció proporcionada per la Universitat, cal tindre registres, i també la documentació de lliurament a l’usuari que els utilitzarà, llevat que siguen d’un sol ús (per exemple el de cas caixes de guants).

  • Assegureu-vos que són equips de protecció adequats per usar dins la Unió Europea (marcatge CE…). Vegeu procediment a la Web.

(c) Emmagatzematge de productes químics.

Registre de substàncies i productes, per lloc de treball.

Localització de fitxes de seguretat.

En aquest lloc web, en l’apartat “tràmits”, hi ha: 1r Riscos causats per substàncies químiques en la docència i activitats de recerca. 2n Compra i emmagatzematge de productes químics.

Nota important : Envieu a intervals regulars (com a mínim una vegada per any), a la direcció d’emergència del Campus, el registre de les substàncies químiques existents a cada laboratori, per ficar-lo al Manual d’Emergència de l’Edifici que es troba a disposició dels equips d’intervenció propis o externs.

(d) Registre d’accidents i incidents (si n’existeixen). En aquest lloc web, en l’apartat “tràmits” hi ha el procediment “investigació d’accidents”. A cada laboratori cal obrir, amb el primer accident produït (amb o sense les lesions), el registre amb la investigació pertinent, a més de les evidències de les accions realitzades per evitar la repetició de l’accident.

(e) Documentació dels processos: La legislació de riscos laborals indica que quan hi ha certes operacions amb riscos, les instruccions de treball han de ser per escrit obligatòriament. No es té cap intenció de crear nova documentació sinó de incloure en els protocols existents els advertiments i requeriments necessaris per tal que l’activitat siga segura (exemple: guants que cal utilitzar, utilització de l’amari de fums…). En alguns equips de recerca s’ha observat que els protocols passen directament dels doctors als nous becaris que s’acaben d’incorporar. Cal que aquests protocols o qualsevol documentació sobre com realitzar processos, siga supervisada per l’investigador principal o la persona en qui delegui (amb l’evidència de l’acció) i que siguen registrats formalment.

(f) Registre del coneixement manual d’autoprotecció i plans d’emergència per al laboratori.

(g) Registre d’instruccions o procediments específics si està desenvolupant a la unitat o al laboratori.

(h) Si fora el cas, registre de personal autoritzat per accedir i treballar al laboratori.

 

  1. Altres documents que cal tindre relacionats amb els riscos laborals, al laboratori i/o a l’equip de recerca:

-Tothom ha de conèixer la ubicació del document d’avaluació inicial de riscos i planificació preventiva (la distribució d’aquest document és determinat per la direcció de l’Institut).

-Ídem del programa d’activitats preventives de l’equip de recerca o del laboratori.

-Procés de recepció i formació del personal al laboratori o a l’equip de recerca.

-Si en teniu: evidència del lliurament de les instruccions a contractistes a través del Servei d’Infraestructures (condicions de neteja del laboratori: no toqueu res i cal avisar en cas de vessament accidental; precaucions d’accés per Manteniment correctiu…).

-Si en teniu: proves de coordinació d’activitats preventives si n’hi ha investigadors externs a la universitat al laboratori o equip d’investigació.

-Si hi ha un nivell de risc biològic 2 o superior: documentació de classificació del laboratori, notificació a la Autoritat Laboral, els informes d’aptitud (vegeu el procediment de risc biològic)

– …

Cal que la unitat administrativa de l’Institut es documente com s’hi indica per a qualsevol unitat d’aquest tipus de serveis centrals.

Les instal.lacions comuns d’un Institut de recerca (sales de centrífugues,…) estan documentades com si es tractés d’un equip de recerca, amb dependència directa d’un òrgan de govern de l’Institut, o bé establint una organització amb un director tècnic equivalent que coordine i dirigisca els tècnics que la utilitzen.

14 juny 2016