La documentación en los Centros docentes tiene una cierta complejidad puesto que cada centro tiene:

a) Un equipo de dirección compuesto con algún personal administrativo asignado.

b) Aulas y laboratorios donde se imparte docencia por profesores de distintos  Departamentos.

c) Personal técnico de apoyo docente.

La competencia definida, implica una organización de la documentación que se enuncia a continuación, sin ánimo de ser exhaustivos, ni exactos,  como conjunto de especificaciones de forma orientativa, y que pueden alterarse o combinarse para mejorar la seguridad y salud de todos los que participan en el proceso de la docencia como cumplir los requisitos exigidos por la legislación vigente y que las actividades que se realizan por los alumnos.

La competencia del Decano o Director del centro sobre la docencia, implica competencia sobre la seguridad de las instalaciones, de los equipos y las sustancias empleadas en la docencia, ello aunque en la mayoría de las ocasiones las instrucciones operativas sean impartidas por los docentes que la imparten.

Por ello y respetando la libertad de Docencia implícita al profesor Universitario, de alguna forma hay que establecer una estructura organizativa de los Técnicos de apoyo docente, que permitan la coherencia de la documentación de los espacios equipos y medios empelados, una cierta supervisión por parte de los técnicos de mayor nivel y cualificación profesional, y el establecimiento de circuitos de comunicación que permitan conocer por la dirección del centro tanto las incidencias como las no conformidades. Esta estructura debería de estar documentada.

En esta sección,  como ultimo punto se sugiere los índices de las carpetas que recogen todo lo que a continuación se indica

A) A Nivel del centro docente debe haber

·        La evaluación inicial de riesgos, actualizaciones, revisiones e informes complementarios de riesgos que  proceda.

·        Planificación de implantación al menos inicial

·        Un programa de acogida general de técnicos de laboratorio.

·        Inventario de registros existentes: a) Registro de  detalle de competencias de personal técnico de apoyo sobre laboratorios y que departamento/profesor realiza actividades docentes. b) En su caso registro de personal de otras empresas y en que equipo de investigación se ubican. C)  Registros de Equipos o actuaciones que se consideren convenientes gestionar de forma centralizada (Ej. Revisiones de Cabinas de seguridad o vitrinas de gases, ídem duchas de seguridad..).

·        Actas de reuniones donde se traten temas de P. R: L.

·        Comunicaciones (entradas y salidas), en materia de prevención con los distintos técnicos de  apoyo, Departamentos   o a Rector o al órgano de Gobierno que ostente la delegación del Rector en materia de prevención de riesgos laborales.

·        Registro de conocimiento de los Órganos de gobierno del centro (subdirectores, vicedecanos…) de conocimiento del plan de emergencia de la universidad y actuaciones a desarrollar y previstas que pueden efectuar en una emergencia  en las instalaciones del centro.

·        Registro de comunicaciones para contratas y o concesiones administrativas remitidas a quien ejerza la coordinación de estas en las instalaciones (servicio de infraestructuras) Ej. limites y condicionantes para la limpieza, actuaciones en caso de derrame accidental por el personal de la limpieza, precauciones en el acceso del personal femenino (protección de la maternidad y lactancia),.

….

B) Documentación por  laboratorio

1 Documentación por laboratorio.

1.1    Criterios generales.

Tanto para laboratorios docentes como para los institutos de investigación, dada la alta movilidad de los docentes, becarios e investigadores  entre los distintos laboratorios se recomienda habilitar por laboratorio manuales de diversos colores,

·        Verdes: Con las instrucciones o documentos  que sean informativos.(1)

·        Azules: con los procedimientos, reglamentos, procesos, protocolos o cualquier tipo de documento que suponga su obligado cumplimiento.

·        Rojo: Con los documentos relacionados con la emergencia.

En los diversos apartados, incluir cuando sea necesario o se estime conveniente antecediendo o siguiendo a cada bloque de información, los registros de conocimiento que se estimen oportunos.

(1) Es totalmente compatible con la existencia de instrucciones reducidas ubicadas en la pared o paneles adjuntos.

1.2 Registros

a) Equipos de trabajo.

Se deberían registrar únicamente aquellos equipos de una cierta complejidad, maquinas, aparataje de laboratorio, señalando que es obligatorio registrar los medios de protección colectiva (campanas de humos,  cabinas de seguridad biológicas, duchas,  lavaojos…) existentes en el laboratorio.

·        Debe de recogerse por cada equipo las evidencias de comprobación de conformidad en la adquisición y las revisiones periódicas (legales o de seguridad voluntarias) y quien las ha efectuado (existe un procedimiento vigente en esta Web). 

·        Las instrucciones originales facilitadas por el fabricante también deben de estar a disposición de los usuarios.

b)    Equipos de protección individual.

·        Para equipos de protección individual facilitados por la Universidad,  es necesaria la existencia del registro así como la documentación de entrega al usuario que los va a utilizar, salvo que sean deshechables (Ej. caso de cajas de guantes).

·        Asegurarse de que son equipos de protección aptos para su uso en la Unión Europea (marcado CE…) .

·        Ver procedimiento vigente en la Web del Servicio de Prevención.

c)  Almacenamiento productos químicos.

·        Registro de sustancias y productos, por lugar de trabajo.

·        Ubicación de fichas de  seguridad.

·        En esta WEB apartado “procedimientos”  existen los siguientes: 1º

Riesgos producidos por agentes químicos en actividades de docencia e investigación. 2º Compra y almacenamiento de productos químicos. NOTA IMPORTANTE: Enviar periódicamente (al menos una vez al año) a Jefatura de Emergencia del Campus, el registro de productos químicos existente en cada laboratorio, para que se ubique en el Manual de Emergencia del Edificio a disposición de los equipos de intervención propios o exteriores.

d) Registro de accidentes  e incidentes (si existe).  En esta Web, aprtado “ «Procedimientos”   existe el procedimiento “investigación de accidentes”. En cada laboratorio es necesario que se aperture al primer accidente (con o sin lesiones), producido  la investigación realizada, así como en su caso evidencias de las acciones realizadas para que no vuelva a pasar.

e) Documentación de procesos

La legislación de riesgos laborales indica que cuando en determinadas operaciones exista riesgo, las instrucciones de trabajo deben de facilitarse por escrito. No se propone la creación de nueva documentación sino que, en los protocolos de practicas  existentes, se incluyan las advertencias para que la actividad sea segura (Ej. que guantes a emplear, realización de actividad en campana de seguridad….) instrucciones que cuando no este así recogidas, deberán de solicitarse al profesor que las define.

En algún laboratorio de practicas, los protocolos están desarrollados por el técnico de laboratorio. Es conveniente que dichos protocolos o cualquier documentación de cómo realizar procesos o las prácticas, se organicen, sean supervisados por el Docente responsable de la práctica (con evidencias de la acción) y  formalmente registrados.

f)  Registro de conocimiento manual de autoprotección y planes de emergencia de laboratorio en su caso.

g) Registro de instrucciones o procedimientos específicos si es que se desarrollan en la unidad o en el laboratorio.

h)  En su caso, registro de personal autorizado para acceso y trabajo en el laboratorio.

i)   En su caso  ( Ej. aportación por alumnos de equipos,  materiales o sustancias) reglamento de uso del laboratorio/taller por los alumnos, detallando requisitos de seguridad y salud a cumplir de forma que no constituyan riesgos para el personal docente o de apoyo o a otros alumnos. Evidencias firmadas por los alumnos.

2 Otra documentación  que debe existir relacionada con riesgos profesionales,  en el laboratorio:

·        Los trabajadores interesados deben conocer la ubicación del documento de  evaluación inicial de riesgos y planificación de actividad preventiva tras la evaluación de riesgos (según se determine la distribución de este documento por dirección del centro), de forma además que cualquier docente pueda consultarlos.

·        Ídem del programa de actividades preventivas del equipo o del laboratorio.

·        Proceso de acogida y formación de personal en el laboratorio (para becarios, personal en practicas….).

·        Ídem reglamento del laboratorio si existe como tal.

·        Si ha lugar: evidencia del envío de  Instrucciones a empresas de Contratas a través de la Unidad de mantenimiento y Obras en Servicio de Infraestructuras. (Limpieza del laboratorio con expresión de que no debe tocarse y a quien deben de avisar en caso de derrame accidental, precauciones para acceso para operaciones de mantenimiento correctivo para el personal de contratas remitido por idéntica vía….).

·        Si ha lugar: evidencias de coordinación de actividades preventivas si existen docentes ajenos a la universidad en el laboratorio.

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C) Unidades administrativas: Si hay más de un puesto de PAS administrativo esta “unidad”, deberá documentarse como se indica para cualquier unidad de este tipo de servicios centrales.