Basándonos en la organización habitual de los Departamentos en Áreas,  con equipos de investigación de uno o varios profesores, personal administrativo auxiliar  y apoyos de técnicos de laboratorio o maestros de taller,  distinguiremos documentación:

a)    A nivel  de Departamento

b)    Opcionalmente a nivel de Área (1)

c)    En la práctica docente.

d)    A nivel de equipo de investigación y / o a nivel de Laboratorio (o taller).

Lo que se indica a continuación refleja la documentación necesaria, sin ánimo de ser exhaustivos, ni de utilización exacta y obligatoria en el formato propuesto,   como conjunto de especificaciones de forma orientativa,  que pueden alterarse o combinarse para mejorar la seguridad y salud de todos los que participan en el proceso de la docencia e investigación, cumplir los requisitos exigidos por la legislación vigente, y facilitar en lo posible una gestión eficiente de esta documentación.

Observaciones.

·       Téngase en cuenta en lo que sigue, que si un PDI esta adscrito a un Instituto  de investigación, sus espacios ocupados serán gestionados por el Instituto, y que los riesgos derivados de la investigación se encontrarán en la evaluación del instituto. A nivel de Departamento la información de riesgos de éste PDI, sería únicamente la derivada de las actividades de docencia. Por el contrario si la investigación la realiza en el Departamento los riesgos de esta actividad se incluirán en la evaluación del Dpto. 

·       Puesto que un PDI puede realizar actividades para distintas titulaciones, para distintos centros docentes e incluso en diversos campus, hay que recordar que los riesgos de aulas, laboratorios y talleres docentes, así como los registros y en general documentación asociada se encontraran en las evaluaciones de riesgos de cada uno de los centros donde imparte la docencia.

·       Los técnicos de apoyo docente, que apoyen la investigación en el Departamento, tendrán documentados sus riesgos y actividades de investigación en la documentación del Departamento (equipo de investigación)

 (1) Para Departamentos consolidados, es recomendable el establecimiento de documentación a nivel departamento. Para aquellos donde sea previsible que un área, a corto o medio plazo, se constituya en un departamento, es aconsejable el mantener la documentación a nivel de área de forma que si se produce la segregación la documentación continúe con un mínimo de validez. 

A) Nivel del Departamento y opcionalmente a nivel de área, debe haber

·  La evaluación inicial de riesgos, actualizaciones, revisiones e informes complementarios de riesgos que  proceda.

·  Planificación de implantación, al menos la inicial.

·  Un programa de acogida general de PDI.

·  Inventario de registros existentes:  A) Por área, si así se determina por el Departamento. B) Por equipo de investigación, con detalle de competencias sobre laboratorios y o talleres, C) Registro de personal de otras empresas y en que equipo de investigación se ubican.

· Registros de Equipos o actuaciones que se consideren convenientes gestionar de forma centralizada desde el Departamento (Ej. Revisiones de Cabinas de seguridad, ídem duchas de seguridad).

· Actas de reuniones donde se traten temas de P. R. L.

· Comunicaciones (entradas y salidas), en materia de prevención con Decanos, Directores, y grupos de Investigación, o a Rector o al órgano de Gobierno que ostente la delegación del Rector en materia de prevención de riesgos laborales.

· Excepcionalmente: actas de coordinación a nivel Departamento con otras empresas externas presentes en las instalaciones gestionadas por el Departamento o de la Universidad, para docencia y o investigación.

· Registro de conocimiento de los órganos de gobierno del departamento de conocimiento del plan de emergencia de la Universidad y actuaciones a desarrollar y previstas que pueden efectuar en una emergencia  en sus instalaciones (si el Dpto. se encuentra ubicado en varios Campus, de la información de actuaciones en cada ubicación).

· Registro de comunicaciones para contratas y o concesiones administrativas remitidas a quien ejerza la coordinación de estas en las instalaciones (Servicio de infraestructuras) Ej. limites y condicionantes para la limpieza, actuaciones en caso de derrame accidental de un producto químico por el personal de la limpieza, precauciones en el acceso del personal femenino ( protección de la maternidad y lactancia)

Practica Docente general.

Cada Profesor, respetando su libertad de docencia, derecho fundamental del docente, deberá de ejecutar sus deberes en materia de prevención de riesgos, de forma que para la realización de practicas por los estudiantes, operaciones de mantenimiento/preparación  etc. por los técnicos de apoyo, deberá de incluir y en su caso gestionar, los requisitos de seguridad y salud que sean necesarios No se propone la creación de nueva documentación, sino que en la adquisición de equipos, sustancias, y definición de protocolos e instrucciones existentes se incluya las advertencias y exigencias para que la actividad sea segura (Ej. que guantes a emplear, realización de actividad en campana de seguridad ….).

B) Documentación en Equipos de investigación y/o laboratorios / talleres.

Cada equipo de investigación supone una competencia sobre lugares de trabajo, equipos de trabajo, sustancias y elementos empleados y la forma como se realizan las experimentaciones.

Puede haber documentación común o propia del equipo, también puede obtenerse ésta como agregación de la existente de los varios laboratorios donde se realizan las actividades o bien de forma mixta, por eso se detalla a continuación la documentación por equipo/laboratorio/taller.

Idénticas circunstancia puede ocurrir cuando varios equipos de investigación compartan instalaciones, la documentación que sigue puede estar organizada de forma común, pero siempre debe de especificarse Que, Quien, Como, y Cuando hay que hacer actividades en materia de prevención del riesgo.  Además en el caso de compartir instalaciones habrá que prever en su caso que la realización de experimentaciones simultanea, no produzca riesgos (actividades sinérgicas o incompatibles).

Si un equipo de investigación es interdepartamental, la documentación debe estar referenciada en el departamento donde se ha efectuado la evaluación de riesgos y/o donde se encuentra el investigador ppal.

1.1    Criterios generales.

Tanto para laboratorios docentes como para los institutos de investigación, dada la alta movilidad de los docentes, becarios e investigadores  entre los distintos laboratorios se recomienda el habilitar por laboratorio manuales de diversos colores,

· Verde: Con las instrucciones o documentos  que sean informativos.(1)

· Azul: con los procedimientos, reglamentos, procesos, protocolos o cualquier tipo de documento que suponga su obligado cumplimiento.

· Rojo: Con los documentos relacionados con la emergencia.

En los diversos apartados, incluir cuando sea necesario o se estime conveniente antecediendo o siguiendo a cada bloque de información los registros de conocimiento que se estimen oportunos.

(1) Es totalmente compatible con la existencia de instrucciones reducidas ubicadas en la pared o paneles adjuntos.

1.2 Registros

a) Equipos de trabajo.

·         Se deberían registrar únicamente aquellos equipos de una cierta complejidad, maquinas, aparataje de laboratorio, señalando que es obligatorio el registrar los medios de protección colectiva (campanas de humos,  cabinas de seguridad biológicas, duchas,  lavaojos…) existentes en el laboratorio.

·        Debe de recogerse por cada equipo las evidencias de comprobación de conformidad en la adquisición y las revisiones periódicas (legales o de seguridad voluntarias) y quien las ha efectuado. Ver procedimiento vigente en la Web.

·        Las instrucciones originales facilitadas por el fabricante también deben de estar a disposición de los usuarios.

b) Equipos de protección individual.

·        Para equipos de protección individual facilitados por la Universidad,  es necesaria la existencia del registro así como la documentación de entrega al usuario que los va a utilizar, salvo que sean deshechables (Ej. caso de cajas de guantes).

·        Asegurarse de que son equipos de protección aptos para su uso en la Unión Europea (marcado CE…) .

·        Ver procedimiento vigente en la Web.

c)  Almacenamiento productos químicos.

·  – Registro de sustancias y productos, por lugar de trabajo.

   – Ubicación de fichas de  seguridad.

En esta misma web, se incluyen los procedimientos vigentes sigientes: 1º) Riesgos producidos por agentes químicos en actividades de docencia e investigación. 2º Compra y almacenamiento de productos químicos. NOTA IMPORTANTE: Enviar periódicamente (al menos una vez al año) a Jefatura de Emergencia del Campus, el registro de productos químicos existente en cada laboratorio, para que se ubique en el Manual de Emergencia del Edificio a disposición de los equipos de intervención propios o exteriores.

d) Registro de accidentes  e incidentes (si existe).  En esta Web  existe el procedimiento “investigación de accidentes”: En cada laboratorio es necesario que se aperture al primer accidente (con o sin lesiones), producido  la investigación realizada, así como en su caso evidencias de las acciones realizadas para que no vuelva a pasar.

e) Documentación de procesos

La legislación de riesgos laborales indica que cuando en determinadas operaciones exista riesgo, las instrucciones de trabajo deben de facilitarse por escrito. No se propone la creación de nueva documentación sino que en los protocolos existentes se incluya las advertencias y exigencias para que la actividad sea segura (Ej. que guantes a emplear, realización de actividad en campana de seguridad ….).

En algunos equipos de investigación se ha observado que los protocolos pasan directamente de becarios doctorales que finalizan su tesis a los que se acaban de incorporar. Es necesario que dichos protocolos o cualquier documentación de cómo realizar procesos, sean supervisados por el investigador ppal o quien el delegue (con evidencias de la acción), y  formalmente registrados.

f)  Registro de conocimiento manual de autoprotección, y planes de emergencia de laboratorio en su caso.

g) Registro de instrucciones o procedimientos específicos si es que desarrollan en al unidad o en el laboratorio.

h)  En su caso, registro de personal autorizado para acceso y trabajo en el laboratorio para trabajo con cancerigenos o mutágenos, o productos muy tóxicos, ídem riesgo biológico de nivel 2 o superior.

1.3 Otra documentación  que debe existir relacionada con riesgos profesionales,  en el laboratorio y/o por equipo de investigación:

– Cualquiera debe conocer la ubicación del documento de  evaluación inicial de riesgos y planificación de actividad preventiva tras la evaluación de riesgos (según se determine y o acuerde la distribución de este documento).

– Ídem del programa de actividades preventivas del equipo o del laboratorio.

– Proceso de acogida y formación de personal en el laboratorio o en el equipo de investigación.

– Si ha lugar: evidencia del envío de  Instrucciones a empresas de Contratas a través del Servicio de Infraestructuras (Limpieza del laboratorio con expresión de que no debe tocarse y a quien deben de avisar en caso de derrame accidental, precauciones para acceso para operaciones de mantenimiento correctivo para el personal de contratas remitido por idéntica vía….).

– Si ha lugar: evidencias de coordinación de actividades preventivas si existen investigadores ajenos a la universidad en el laboratorio o equipo de investigación.

–  Si hay riesgo biológico de nivel 2 o superior documentación de clasificación del laboratorio, en su caso alta en trabajo, informes de adecuación ( ver procedimiento de riesgo biológico)

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