Basándonos en la organización habitual de los Institutos en equipos de investigación y o servicios comunes distinguiéremos 4 niveles:

a)    A nivel  de Instituto

b)    A nivel de Equipo de Investigación.

c)    A nivel de Laboratorio (o taller).

d)    A nivel de Servicios administrativos.

Lo que se indica a continuación refleja la documentación necesaria sin ánimo de ser exhaustivos, ni exactos,  como conjunto de especificaciones de forma orientativa, y que pueden alterarse o combinarse para mejorar la seguridad y salud de todos los que participan en el proceso de la investigación como cumplir los requisitos exigidos por la legislación vigente.

En esta sección,  como ultimo punto se sugiere los índices de las carpetas que recogen todo lo que a continuación se indica.

A) Nivel del instituto puede/debe haber

·        La evaluación inicial de riesgos, actualizaciones, revisiones e informes complementarios de riesgos que  proceda.

·        Planificación de implantación al menos inicial

·        Un programa de acogida general de investigadores.

·        Inventario de registros existentes : a)Por equipo de investigación, con detalle de competencias sobre laboratorios,  b) De salas comunes y personal que lo atiende, c) Registro de personal de otras empresas y en que equipo de investigación se ubican.

·        Registros de Equipos o actuaciones que se consideren convenientes gestionar de forma centralizada (Ej. Revisiones de Cabinas de seguridad o vitrinas de gases, ídem duchas de seguridad..).

·        Actas de reuniones donde se traten temas de .P. R. L.

·        Comunicaciones (entradas y salidas), en materia de prevención con los distintos grupos de Investigación o a rector o al órgano de Gobierno que ostente la delegación del Rector en materia de prevención de riesgos laborales.

·        Actas de coordinación a nivel instituto con otras empresas presentes (Ej. coordinación con CSIC en centros mixtos.).

·        Registro de conocimiento de las órganos de gobierno del centro de conocimiento del plan de emergencia de la universidad y actuaciones a desarrollar y previstas que pueden efectuar en una emergencia  en sus instalaciones.

·        Registro de comunicaciones para contratas y o concesiones administrativas remitidas a quien ejerza la coordinación de estas en las instalaciones (servicio de infraestructuras) Ej. limites y condicionantes para la limpieza, actuaciones en caso de derrame accidental por el personal de la limpieza, precauciones en el acceso del personal femenino ( protección de la maternidad y lactancia)

….

B) C) Documentación en Equipos de investigación y laboratorios

Cada equipo de investigación supone una competencia sobre lugares de trabajo, equipos de trabajo, sustancias y elementos empleados y la forma como se realizan las experimentaciones.

– Puede haber documentación común o propia del equipo, también puede obtenerse ésta como agregación de la existente de los varios laboratorios donde se realizan las actividades o bien de forma mixta, por eso se detalla a continuación la documentación por equipo/laboratorio

1.1    Criterios generales.

Tanto para laboratorios docentes como para los institutos de investigación, dada la alta movilidad de los docentes, becarios e investigadores  entre los distintos laboratorios se recomienda el habilitar por laboratorio manuales de diversos colores,

·        Verde: Con las instrucciones o documentos  que sean informativos.(1)

·       Azul: con los procedimientos, reglamentos, procesos, protocolos o cualquier tipo de documento que suponga su obligado cumplimiento.

·       Rojo: Con los documentos relacionados con la emergencia.

En los diversos apartados, incluir cuando sea necesario o se estime conveniente antecediendo o siguiendo a cada bloque de información los registros de conocimiento que se estimen oportunos.

(1) Es totalmente compatible con la existencia de instrucciones reducidas ubicadas en la pared o paneles adjuntos.

1.2 Registros

a) Equipos de trabajo.

·         Se deberían registrar únicamente aquellos equipos de una cierta complejidad, maquinas, aparataje de laboratorio, señalando que es obligatorio el registrar los medios de protección colectiva (campanas de humos,  cabinas de seguridad biológicas, duchas,  lavaojos…) existentes en el laboratorio.

·        Debe de recogerse por cada equipo las evidencias de comprobación de conformidad en la adquisición y las revisiones periódicas (legales o de seguridad voluntarias) y quien las ha efectuado. Ver procedimiento vigente en la WEB.       Las instrucciones originales facilitadas por el fabricante también deben de estar a disposición de los usuarios.

b)    Equipos de protección individual.

·        Para equipos de protección individual facilitados por la Universidad,  es necesaria la existencia del registro así como la documentación de entrega al usuario que los va a utilizar, salvo que sean deshechables (Ej. caso de cajas de guantes).

·        Asegurarse de que son equipos de protección aptos para su uso en la Unión Europea (marcado CE…) .      Ver procedimiento vigente en la Web.

c)  Almacenamiento productos químicos.

·        Registro de sustancias y productos, por lugar de trabajo.

·        Ubicación de fichas de  seguridad.

·        En esta WEB, en el apartado «procedimientos”,   existen los siguientes: 1º Riesgos producidos por agentes químicos en actividades de docencia e investigación. 2º Compra y almacenamiento de productos químicos.

 NOTA IMPORTANTE : Enviar periódicamente (al menos una vez al año) a Jefatura de Emergencia del Campus, el registro de productos químicos existente en cada laboratorio, para que se ubique en el Manual de Emergencia del Edificio a disposición de los equipos de intervención propios o exteriores.

d) Registro de accidentes  e incidentes (si existe).  En  esta WEB, en el apartado “procedimientos”  existe el procedimiento “investigación de accidentes”. En cada laboratorio es necesario que se aperture al primer accidente (con o sin lesiones), producido  la investigación realizada, así como en su caso evidencias de las acciones realizadas para que no vuelva a pasar.

e) Documentación de procesos : La legislación de riesgos laborales indica que cuando en determinadas operaciones exista riesgo, las instrucciones de trabajo deben de facilitarse por escrito. No se propone la creación de nueva documentación sino que en los protocolos existentes se incluya las advertencias y exigencias para que la actividad sea segura (Ej. que guantes a emplear, realización de actividad en campana de seguridad ….). En algunos equipos de investigación se ha observado que los protocolos pasan directamente de becarios doctorales que finalizan su tesis a los que se acaban de incorporar. Es necesario que dichos protocolos o cualquier documentación de cómo realizar procesos, sean supervisados por el investigador ppal o quien el delegue (con evidencias de la acción), y  formalmente registrados.

f)  Registro de conocimiento manual de autoprotección, y planes de emergencia de laboratorio en su caso.

g) Registro de instrucciones o procedimientos específicos si es que desarrollan en al unidad o en el laboratorio.

h)  En su caso, registro de personal autorizado para acceso y trabajo en el laboratorio.

2 Otra documentación  que debe existir relacionada con riesgos profesionales,  en el laboratorio y/o por equipo de investigación:

– Cualquiera debe conocer la ubicación del documento de  evaluación inicial de riesgos y planificación de actividad preventiva tras la evaluación de riesgos (según se determine la distribución de este documento por dirección del Instituto).

– Ídem del programa de actividades preventivas del equipo o del laboratorio

– Proceso de acogida y formación de personal en el laboratorio o en el equipo de investigación.

– Si ha lugar: evidencia del envío de  Instrucciones a empresas de Contratas a través del Servicio de Infraestructuras (Limpieza del laboratorio con expresión de que no debe tocarse y a quien deben de avisar en caso de derrame accidental, precauciones para acceso para operaciones de mantenimiento correctivo para el personal de contratas remitido por idéntica vía….).

– Si ha lugar: evidencias de coordinación de actividades preventivas si existen investigadores ajenos a la universidad en el laboratorio o equipo de investigación.

– Si hay riesgo biológico de nivel 2 o superior documentación de clasificación del laboratorio, en su caso alta en trabajo, informes de adecuación (ver procedimiento de riesgo biológico)

–  …..

La unidad  administrativa del Instituto deberá de documentarse como se indica para cualquier unidad de este tipo, de/en Servicios centrales.

Las instalaciones comunes de un instituto  para investigación (salas de centrifugas etc…) se documentaran  como si de un equipo de investigación se tratara, con dependencia directa de algún órgano de Gobierno del Instituto, o estableciendo una organización con un responsable técnico equivalente que coordine y supervise a los técnicos que las atienden.