Les activitats de prevenció pròpies de cada unitat es desenvoluparan o organitzaran mitjançant diversos documents de treball, els quals tindran en compte la legislació que els aplica:

Procediments (1).

Manuals d’instruccions (1).

Processos.

Protocols.

Registres.

Registres d’inscripcions (inventari de registres).

Avaluacions inicials, revisions (2).

Planificació (3), l’activitat preventiva, autoavaluació de programes d’integració.

Auditories (2).

….

(1) La Universitat pot tindre documents generals d’aquest tipus com ara les instruccions i els procediments d’aquesta Web. Tanmateix, les unitats en poden desenvolupar els seus documents per afavorir la gestió interna de la PRL.

(2) Documents generats pel Servei de Prevenció de Riscos Laborals o entitats externes.

(3) Com a mínim hi haurà la planificació inicial per a la implantació de la prevenció a partir de l’avaluació de riscos inicial.

Ateses les exigències normatives de prevenció de riscos laborals, més les proves necessàries per a qualsevol sistema basat en la millora contínua, s’ha de mantindre una documentació composta per registres i/o inventaris, que recullen les proves que indiquen què s’utilitza i què s’està fent.

Els processos o protocols; comunament utilitzats en docència, recerca i treball administratiu: han d’integrar les activitats de prevenció necessàries. A més, res no impedeix -per tal d’afavorir la integració de la gestió de la prevenció de riscos laborals- que en la gestió regular els Estatuts, els reglaments i/o les normes organitzatives dels instituts, centres i departaments, proporcionen regles o indicacions sobre prevenció de riscos laborals.

Aquests documents tenen com a objectiu permetre el manteniment del sistema de gestió preventiva i la millora de les condicions de treball en la Unitat. També és important la documentació de les activitats de prevenció, les quals faciliten la revisió de les accions, les auditories i fins i tot les possibles inspeccions de treball i seguretat social.

A partir de la implantació del Pla de Prevenció a la Universitat, després de cada avaluació de riscos s’han adjuntat models i exemples de documentació que cal mantenir; també s’ha aportat: l’organització general de documentació, suggeriments per desenvolupar els plans de l’activitat preventiva , els plans d’emergència per a laboratori, etc.

Aquests documents van ser previstos en l’etapa de disseny en els manuals de prevenció d’unitats (com ara l’elaboració de plans verticals), i es van presentar i aprovar pel Comitè de Seguretat i Salut.

L’experiència en la implantació de les polítiques de prevenció de riscos ens permet editar els següents documents amb recomanacions d’ús i consulta, i exemples de referència.